Projektmanagement - optimale Planung sichert den Erfolg

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Projektmanagement – optimale Planung sichert den Erfolg

Projektmanagement - optimale Planung sichert den Erfolg

Wenn es um effizientes und richtiges Projektmanagement geht, musst du dir zunächst klarmachen, wie der Begriff, Projekt überhaupt definiert ist. Unter einem Projekt ist ein singulärer Prozess im Geschäftsablauf zu verstehen, der extra von der Unternehmensleitung per Business Case bewilligt wird. Des Weiteren wird eine temporäre Orga-Einheit gebildet, die das Management nur für dieses Projekt übernimmt. Außerdem wird extra ein speziell definiertes Werk erstellt und zu einem festen Termin und zu vorher vereinbarten Kosten an den Kunden ausgeliefert. 

Was umfasst das Projektmanagement? 

 

Das Projektmanagement besteht zunächst aus der Planung des Projektes. Im Verlauf der Erstellung und Fertigstellung kommen Überwachungsaufgaben und die laufende Steuerung des Projektes hinzu. Am Ende steht der hoffentlich erfolgreiche und termingerechte Abschluss. Den genauen Ablauf für diesen klar definierten Prozess beschreiben dabei spezielle Systeme für das Projektmanagement. Ein solches Projektmanagementsystem setzt sich dabei aus folgenden Faktoren zusammen: 

  • Prozessbeschreibungen mit speziellen Arbeitspaketen und unter anderem Zuweisung an Teammitglieder – unterschiedliche Wissensgebiete (beispielsweise das Kostenmanagement)
  • Rollenzuteilung für die Teammitglieder und den Leiter des Projektes
  • Methoden den Prozess zu gestalten (z. B. spezifische Value Analysen etc.) 
  • einen Projektstatusbericht zu erstellen
  • Qualitätsmanagement (je nach Bedarf und Charakter des Projektes) 

 

Diese Einzelpunkte ergeben das effektive Projektmanagement im Ganzen. Ein Prozess braucht fixe Regeln, um auch agile Prozesse und Instrumente wie SCRUM erfolgreich zusätzlich einbinden zu können. Auf diese Weise wird die Erfolgsquote für das gesamte Projekt verbessert. 

Agile Formen des Projektmanagement gefragt 

 

Längst gibt es auch für das Projektmanagement neue Denkweisen und Strukturen. Um von festen Planungen, die letztlich unflexibel und damit oft ineffizient sind, wegzukommen, setzt modernes Projektmanagement zunehmend auf flexible innovative Abläufe und Prozesse, die auch unter dem Begriff SCRUM bekannt sind. Dabei wird der Prozess des Projektmanagement ergebnisoffen gestaltet, sodass die Planung jederzeit auf notwendige Veränderungen beim Projekt und dem Werk zeitnah und flexibel reagieren kann. Mit diesen Methoden lassen sich auch Änderungsanträge schnell und unbürokratisch einbauen. Die gesamte Steuerung von Prozess und Projektmanagement wird somit sehr dynamisch. Agile Lösungen bringen somit auch mehr Erfolg, als ein Projekt, das ohne SCRUM etc. nur starr abgearbeitet wird, obwohl sich zum Beispiel Marktbedingungen für das Projekt längst geändert haben. 

Erstes Projekt – smartes Projektmanagement für beste Ergebnisse 

 

Gerade wenn du Projektleiter bist, hast du die größte Verantwortung bei einem Projekt. Daher ist es immer ein guter Anfang, wenn du eine solide Planung hast und das Projekt auch bis zum erfolgreichen Abschluss grundsätzlich bereits durchplanst und auch für eine sichere zeitlich Koordinierung sorgst. Wenn du dir und deinem Team klare Regeln vorgibst, kannst du auch die Arbeit am Projekt schnell auf Kurs bringen und trotzdem nach dem SCRUM Prinzip flexibel agile Änderungen einpflegen. 

 

Aufgaben als Projektleiter

 

Als Projektleiter musst du praktisch vom Aufgabenbereich her, den Querschnitt aller Wissensgebiete abdecken. Dazu gehören auch viele Methoden und Disziplinen, die sich in der Praxis bewährt haben. Die Nutzung dieser umfangreichen Methoden wie auch SCRUM und agile Abläufe im Prozess und Techniken ergibt letztlich das moderne Projektmanagement im Ganzen. Beispiel dafür sind das Risikomanagement sowie das Qualitätsmanagement. Ohne diese bewährten Instrumente wäre ein erfolgreicher Prozess für ein Projekt gar nicht möglich. 

Zusätzlich kommen auf dich als Projektleiter auch innovative neue agile Instrumente und Methoden hinzu wie zum Bespiel die sogenannte Earned Value Analyse. Auch die Umfeldanalyse ist ein solches neues sehr effizientes Instrument, um ein erfolgreiches Projektmanagement zu starten. Hierbei musst du das Umfeld deines Projektes genau analysieren, um auf agile Wechselwirkungen schnell reagieren zu können. Mit einem solchen Instrument kannst du ein Projekt systemisch steuern und viel effizienter
und zeitnaher machen. 

 

Weitere wichtige Aufgaben als Projektleiter 

 

Zusammen mit dem Team musst du eine Definition der Rahmendaten für das Projekt erstellen. Auch die Stakeholder werden involviert, in dem diese per Projekt Canvas durch einen umfassenden Überblick das Projekt erfassen können. Außerdem musst du den Projektgegenstand genau in einer Übersicht erfassen, damit auch keine wichtigen Planungsinhalte in Vergessenheit geraten. Fehler können sich hier fatal auf das gesamte Projekt auswirken. Außerdem kann so jeder im Team und natürlich du als Projektleiter eine Vorstellung bekommen, wie der Prozess für das Projekt ablaufen soll.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist es, dass du als Projektmanager sogenannte User Stories erstellen musst. Auf diese Weise kann der Product Owner als Auftraggeber auch den Ablauf und Nutzern des Projektes verstehen. Das gilt aber auch für das gesamte Team. Es muss hier eine gemeinsame Sprache und Kommunikation auf Basis des Kunden-Horizonts gefunden werden. So wird auch die Motivation beider Seiten für das Projekt hochgehalten. 

Die Earned Value-Analyse ist extrem wichtig für das Projekt und den Erfolg. Ein Projektmanagement, das jederzeit über ein korrektes Earned value Management verfügt und agile Methoden wie SCRUM verfügt, kann Probleme und Kostenrisiken schnell erfassen und gegensteuern. So kannst du sicherstellen, ob die Kosten und Termine eingehalten werden können.

 

Daily Scrum nicht vergessen! 

 

Als Projektleiter reichen dir 15 min jeden Tag als Daily Scrum, um den Erfolg des Projektes und die rechtzeitige Fertigstellung zu sichern. Diese Planung im Team sorgt dafür, dass jeder Bescheid weiß und den Arbeitsalltag strukturieren kann. Außerdem kann das Projektmanagement im Team mit Lösungen wie SCRUM auf plötzliche Veränderungen reagieren. Das ist der Vorteil, wenn agile Prozesse installiert werden. 

 

Online weitere Informationen verfügbar 

 

Wenn du dich weiter zu diesem Thema Projektmanagement und agile Methoden wie SCRUM informieren willst, kannst Du am besten auf die Seite der Agentur Trendda.digital gehen: https://www.trendda.digital/business-2.0-loesung/ unter dem Link trendda.news/ findest Du weitere Informationen. Dort sind auch die einzelnen Methoden und Aufgaben weiter ausführlich erklärt. 

Du solltest dich auf jeden Fall so gut wie möglich mit den Grundlagen im Projektmanagement vertraut machen, um auch alle Vorteile wie agile Instrumente und innovative Methoden wie SCRUM im Prozess für Dich und den Erfolg Deines Projektes nutzen zu können. 

Dein Trendda Team

 

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About author

Barbara ist COO, CFO & CMO der Trendda Limited. Es ist ihre Leidenschaft, ihre Leser mit den neuesten Trends der digitalen Welt zu bescheistern.
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